Smiley Office v2.0

Løsning er udarbejdet efter princippet - instant response. Medarbejdere med adgang og autorisation til host programmet kan fra dette program sende ét eller flere spørgsmål til virksomhedens medarbejdere. Medarbejderne skal via én terminal eller PC have adgang til virksomhedens netværk.

Fremgangsmåden er illusteret i figur 1, hvor henholdsvis manager 1 og manager 2 sender ét eller flere spørgsmål til en udvalgt medarbejdergruppe og modtager smiley´s retur. Grupperne opsættes fleksibelt i systemet og forbindes med det personale, som har autorisation til at stille spørgsmål.

Fleksibiliteten i oprettelse af medarbejdergrupper gør det muligt at sammensætte matrixorganisationer, hvor medarbejderne indgår i flere grupper.

Der er adgang til at se svarerne i en række rapporter og oversigter. De giver et relevant overblik over den aktuelle tilfredshed. Figur 2 viser den centrale oversigt, som giver det hurtige overblik.

 

Figur 2: Daglige overblik over udvikling i tilfredsheden.

Oversigten viser de afgivne smileys fra den udvalgte medarbejdergruppe i den ønskede periode. Smileys er markeret med rødt, hvis der medfølger en kommentar til svaret. Ved klik på smileyen åbnes kommentarvinduet. Udover at vise en trend i medarbejder- tilfredsheden, er systemet også en stor kommentardatabase med mange konstruktive ideer og forslag.

En rapport giver adgang til alle afgivne kommentarer. Erfaringer viser, at der tilknyttes kommentarer på 3-5% af alle afgivne svar. Det giver for en virksomhed med 50 medarbejdere ca. 400-500 kommentarer om året. Kommentarerne har selvfølgelig svingende ledelsesmæssig kvalitet, men alt i alt må det betragtes som en yderst effektiv idekasse.

Spørgsmålene til medarbejderne er ikke prædefineret og behøver ikke at relatere sig til medarbejdertilfredshed. Princippet er blot, at spørgsmålet skal kunne besvares ved klik på én Smiley eller ét andet ikon. Spørgsmål kan således også relatere sig til en begivenhed, som man ønsker feedback på.

I host programmet konfigureres klientens/ medarbejderens skærmbilled. Skærmbilledet sammensættes af en række ikoner og tekstblokke jf. figur 3 og 4.

Figur 3	Figur 4
Medarbejderens svarvindue	Hostprogrammets konfigurator

I konfiguratoren angives, hvor mange ikoner man ønsker (1-5). Som udgangspunkt vælges Smileys, men andre ikoner kan anvendes. Det er også muligt at bruge ikoner uden værdi, hvis man blot ønsker at vælge en række prædefinerede svarmuligheder uden at tillægge en værdi. Til ikonerne kan man tilføje en tekst og kommentarknap, som placeres umiddelbart under ikonet.

I konfiguratoren angives ligeledes, i hvilket datointerval spørgsmålet er aktivt, og om spørgsmålet er afhængigt af et andet spørgsmål. Ved afhængige spørgsmål er det muligt at stille et uddybende spørgsmål til det foregående spørgsmål. Eksempelvis kan man spørge medarbejderen, om han har haft en stresset dag, og på det efterfølgende afhængige spørgsmål kan medarbejderen svare på hvilken type hændelse, der har påvirket svaret.

Hver gang en medarbejder logger på systemet, gennemløbes databaserne for at undersøge, om der er et aktivt spørgsmål til denne medarbejder eller en medarbejdergruppe, som denne medarbejder er medlem af. Er der et aktivt spørgsmål, aktiveres det konfigurede skærmbillede jf. figur 4.

Efter klik på et ikon fortsætter programmet til næste spørgsmål. Er der ikke flere spørgsmål, lukker programmet automatisk. Ved klik på en kommentarknap får man adgang til en dialogboks, hvor man kan tilføje kommentarer til sit valg.